KURUMSAL İLETİŞİM

Son dönemlerde bir çok kişi görüyorum; konuşamayan, aktaramayan, anlaşamayan. Bunların tek bir nedeni var aslında; İLETİŞİM-SİZLİK. İster aynı dili konuşmadığınızı ifade edin, ister frekans tutmadı deyin, ister biz değil egolar konuşuyor deyin yollar aynı yere, aynı sonuca çıkıyor.

Son yıllarda iletişimin oldukça önemli olduğunu düşünen kurumlar, ileriye daha vizyonel bakabilmek, kurum olarak aynı dili konuşup, aynı duruşu sergileyebilmek ve yaşanan sıkıntıları giderebilmek adına Kurumsal İletişime olan ihtiyacı görüp ilgili departmanlar açmaya başladılar. Ancak ne yazık ki bir çok kurum, ilgili bu birimin hala hangi görev ve sorumlulukları üstlenebileceği konusunda bilgisiz. Bu da departmanların kendi işlerini yerine getirememesine neden olduğu gibi, yeni iletişim problemlerinin oluşmasının da temellerini atıyor.

Bugün eski dosyalarımı karıştırırken elime yüksek lisans tezim geçti. Konu; "Bir Kurumun Kurumsal İletişim Süreci ve Bu Süreçte Kurum Liderinin Rolü".  Uzun uzun yazmak dökmek isterim; ama ara ara paylaşmanın daha faydalı olacağı kanısındayım. Bu nedenle çok detaya girmeden, Kurumsal İletişimin Görev ve Tanımdan kısaca bahsedip, Tezimin Sonuç kısmını sizlerle paylaşıp bir çıkacağım ;)

Kurumsal İletişim Nedir?

 “Kurumsal İletişim” kurumlarda iş hedefleri doğrultusunda ürün, hizmet ve/veya kurum markasının itibar ve entegre iletişim süreçlerinin tüm sosyal paydaşlar ve kamuoyu nezdinde kurum vizyon, misyon ve değerlerini yansıtacak şekilde yönetimidir. Kurumsal İletişim ürün, hizmet, fikirlerin benimsenmesi ve satın alınması konusunda ikna süreçlerini de kapsar.

Kurumsal İletişim Yöneticisi, Kurumsal İletişim'i şirket içinde hayata geçiren alanında uzman ve yetkili kişidir. Çalıştığı kurumda Yönetim Kurulu Başkanı, CEO, Genel Müdür, Genel Müdür Yardımcısı ya da Direktöre rapor eden, kurumun itibarının yönetilmesi ve paydaşlarla iletişimi yöneten kişi olmakla birlikte, karar alma ve bütçe kullanma yetkisine sahip, Kurumsal İletişim'den en üst düzeyde sorumlu kişidir.

Şirketin (kurumun) vizyon, misyon ve değerleri çerçevesinde belirlediği iş hedeflerinin gerçekleştirilmesi için, stratejik iletişim planının hazırlanması, mutabık kalınan bu stratejik iletişim planının icra edilmesi ve bu çerçevede yapılan entegre iletişim faaliyetlerinin ölçümlenmesi ve raporlanmasıdır.

Kurumsal İletişim Yöneticisinin işini etkin yapabilmesindeki temel nokta, “kurumun temel stratejileri, dönemsel politikaları, kriz teşkil edebilecek durumlara dair bilgilerine” erişim kalitesi ile yakından ilgilidir. Kaliteden kasıt bu bilgileri olabildiğince önceden (kriz vb. durumlarda anında), açık ve net bir şekilde alabilmesi, yorumlayabilmesi, gerekli hallerde geri besleme yapabilmesi, tüm bunların sonucunda da kurumun stratejik iletişim planını oluşturup, etkin yönetebilmesine imkân verir.

Kurumsal İletişim fonksiyonları içerisinde yer alan iş kalemlerini çeşitli iş kollarından da destek alarak yürütür.

"Kurumsal iletişim canlı organizmalardaki kan dolasımına benzer. Eğer kurumsal iletişimde bir sorun olursa, dolasım sistemlerinde gözlemlenen sorunların sonucunda olumsuzlukların yasanması kaçınılmazdır "

Kurumsal İletişim'in fonksiyonları nedir?

Kurumsal Kimlik ve Tanıtım

- Marka değerini koruyacak ve yükseltecek şekilde, tutarlı ve kurumsal kimliğe uygun (vizyon misyon-kurum görsel kimliği-belirlenmesi) şekilde yapılmasının sağlanması

- Kurumsal kültürü geliştirmeye yönelik yazılı, işitsel ve görsel materyalleri hazırlamak, yapım, yayın ve tanıtım çalışmalarını yürütmek,

- Marka kimliğinin gelişimine ve tanıtılmasına yönelik Web Tv ve Kurumsal Tv yayınlarının yürütülmesini sağlamak (Bu çalışmalar konuyla ilgili çözüm ortaklarıyla birlikte özel bütçelerle yürütülür)

- Kurumsal Tanıtım Filminin kurum hazırlanma sürecinde amaca ve hizmete yönelik çalışmaları belirlemek ve ilgili birimlerle yürütmek

- Kurumsal web sitesinin planlanan iş süreçlerine ve içeriğe göre yönetilmesi, güncelliğinin ilgili birimlerle ya da firmalarla sağlanması 

- Kurumiçi iletişimi kuvvetlendirici e-bülten, gazete, dergi hazırlıkları sürecini yönetme

İç/dış İletişim

- Kurum içi ve kurum dışı hedef kitleye bilgi verme,

- İç ve dış paydaşları arasındaki iletişimin kesintisiz, sürekli ve düzenli sağlanması için ilgili kurum ve kuruluşlarla işbirliği yapmak

- Ajans ve diğer iş ortaklarının hazırladığı işlerin, kurumun iletişim stratejisine uygunluğunu tespit etme, ajansı ve ilgili çözüm ortaklarını ilgili birimlerden aldığı briefler doğrultusunda yönlendirme,

-    3rd party olarak adlandırılan ek hizmet sağlayıcılarla (ajans, matbaa, satış vb) firma içi iletişim ağını kontrol etmek, ilgili birimler arasındaki iletişimde kurumun iletişim stratejisine uygunluğunu tespit etmek ve gerekli düzenleme ve uygulamaları gerçekleştirmek,

Kurumsal İtibar Yönetimi 
Kurumsal itibar; bir kurumun en önemli varlıklarındandır. İyi bir kurumsal itibarın birçok faydaları vardır.
Bu faydaları şöyle sıralayabiliriz;
1- Müşterilerini daha kolay etkiler,
2-  Marka sadakatini artırır,
3-  Kolay ve ucuz kredi bulur,
4-  Rekabet avantajları sağlar,
5-  Tedarikçiler daha kolay elde tutulur,
6-  Kurumsal yapı daha etkin hale gelir,
7-  Satış avantaları sağlar,
8-  Kaliteli eleman bulmaları kolaylaşır.

Lider / CEO İletişimi

- Sektör haberlerini takip ederek, firma yetkililerinin firma hakkında haberlerine yer vermek

- Katlımı gerçekleştirilecek televizyon, radyo, kongre ve seminer programlarında içeriklerin oluşturulması,

Kriz yönetimi

Gündem Yönetimi

Değişen güncel olaylarla ilgili, ilgili birimlerin basında yer almasını sağlamak, sektöre yönelik özel çalışmalar yapmak,

Gündem haberleri ile ilgili metinlerin hazırlanması için ilgili ajansa/kişiye brief vermek

Etkinlik Yönetimi

- Kurumsal organizasyonların gerçekleştirilmesinde ilgili birimlerle işbirliği içerisinde yürütmek, (Fuarlar, Davetler, Özel müşteri ağırlama hizmetleri, Açılışlar(Lansmanlar),
- Kurum kimliğine yönelik özel organizasyonların kurgulanması,  ilgili çözüm ortaklarının bulunması ve işleyişin koordinasyonunun sağlanması... (Bu çalışmalar konuyla ilgili çözüm ortaklarıyla birlikte özel bütçelerle yürütülür)

- Sosyal paylaşım siteleri ve diğer uygun mecralarda, marka iletişiminin gerçekleştirilmesi adına destekte bulunulması (Bu çalışmayı Sosyal Medya ajansları, iletişim, pazarlama departmanlarından aldığı briefler ve kurum içi tasarım departmanı desteği ile gerçekleştirir)

-
Kurumasal bilincin geliştirilmesi konusunda ilgili kongre ve seminerlerin düzenlenmesi,

Medya/Basın Mensupları İlişkileri

- Basın ilişkilerini kuvvetlendirici görüşmeler ayarlamak,

- Basın özel davetler düzenlemek,

- Basın özel etkinlik (fuar, kongre, seminer vb) organizasyonlarını gerçekleştirmek,

- Basın bülteni, özel röportajlar, sektör ile ilgili çeşitli haber içeriği oluşturma (iletişim, pazarlama, mimar, ik, finans, satış konuları) ve bu içeriği ajans/metin yazarına ileterek kurum kimliğine uygun yazılar hazırlatma

- 1 yıllık pozitif basılı haber yayın süresini, internet haber girişlerini, sosyal medya beğeni oranlarını yönetim ile belirlenen oranda arttırma ve aylık, 3 aylık, 6 aylık ve 1 yıllık periyodlarla raporlanmasını sağlama

KSS (Kurumsal Sosyal Sorumluluk)

Üniversiteler, sivil toplum kuruluşları ile marka bağlılığını kuvvetlendirici sosyal sorumluluk projelerini hayata geçirmek, gönüllü katılımlı sosyal sorumluluk projelerinin yürütülmesine destek sağlamak ve sosyal taraflarla iş birliği içinde bulunmak

Kurumsal İletişim Başlığı Altında Görülebilen Diğer Fonksiyonlar

Kurumsal Sponsorluklar / Spor-Sanat Faaliyetleri Yönetimi (Şirkete özel)

TEZİMİN SONUÇ KISMI DERKİ;

Küresellesen dünya ve kızışan rekabet koşulları nedeniyle kurumların yasamlarını devam ettirebilmeleri için daha çok efor sarf etmeleri gerekmektedir. Kurumsal iletişim, bir kurumun tam anlamıyla kurum haline gelmesinde belirleyici bir faktördür. Denilebilir ki; kurumsal iletişim ne kadar işlevsel ise kurumlar da o ölçüde işlevsel hale gelecektir.

Kurumsal iletişimin işlevsel hale gelmesinde ise kurumda söz sahibi olan, kurumların gidecegi yönü tayin edebilen liderlere büyük görevler düsmektedir.

Hayatın hiçbir evresinde iletişime girmeden yasayamayan insanlar, bu özelliklerini içinde bulundukları kurumlarda da devam ettirmektedirler. Tek baslarına gerçeklestiremedikleri şeyleri bir kurum çatısı altında gerçeklestirmek için bir araya gelen bireyler, amaçlarını belirleme ve bu amaçlara ulasma noktasında iletişime gereksinim duymaktadırlar. Böylece kurumsal iletişim süreci de ortaya çıkmaktadır. Kurumsal iletişimi, sadece kurumları oluşturan bireyler açısından düşünmek bir eksikligi dogurur. Kurumsal iletişim, kurum açısından da düşünülmelidir. Çünkü, kurumun da çalışanları ile iletişime girmeye ihtiyacı vardır. Bu bağlamda kurumsal iletişim, hem kurumun kendışi hem de kurumu oluşturan bireyler için kaçınılmaz bir öneme sahiptir.

Kurumsal iletişim, modern dünyada, rekabet şartlarının ağırlaştığı piyasa koşullarında, kurumların ayakta kalabilmeleri için yaşamsal değere sahiptir. Kurumun hem dış çevrede nasıl tanındıgı, bilindigi, hatırlandıgı; hem de çalışanlarının gözünde nasıl bir yere sahip olduğu önemli bir konudur. Kurum çalışanlarının bulundukları kurumun felsefesini bilmesi, kurum amaçlarından haberdar olması, kendilerini bu amaçlar doğrultusunda çalısmaya motive etmeleri, bulundukları kurumda mutlu olmaları, ancak etkili ve ideal bir kurumsal iletişim düzeniyle gerçekleşir.

Bu nedenle kurumlar, ilerlemek, gelişmek, büyüyebilmek için bazı hedefler saptamalı, planlar, stratejiler geliştirmelidir. Bu belirlenen noktalara ulasabilmede ise en alt çalışanından üst kademe yöneticisine kadar kurumun üyesi olan herkese görevler düsmektedir. Hedefleri saptayanlar yöneticiler olsa da bunları alt kademe çalışanlar olmadan gerçeklestirebilmeleri olanaksızdır. O halde en alt kademe çalışanından en tepe yöneticisine kadar tüm kurum üyeleri arasında bir diyalog ve etkileşimin olabilmesi bir zorunluluktur ve kaçınılmaz bir durumdur. Bu noktada kurumsal iletişimin önemi ortaya çıkmaktadır. Kurumsal iletişimin etkin biçimde gerçeklesmesi için de insanları bireysel özellikleri ile etkileyebilen, bilgi birikimi yüksek, insani özellikleri gelismis liderlere ihtiyaç duyulmaktadır.

Başarılı bir kurumsal iletişim, çalışanları mutlu etmekte, onlara değerli olduklarını ve kendilerine değer verildigi hissini aşılamakta, iş doyumu ve performansı artırmakta, kurumun iç isleyişini düzene sokmakta, görev ve sorumlulukların şablonunu ortaya koymakta, böylece oluşabilecek olası aksaklıkların ortadan kaldırılmasında yardımcı olmaktadır. Günümüzde kurumların başarısı, kendi içinde bütünlesebilmesinden geçmektedir. Kurumsal iletişim ise bu yönde bir bütünleşmenin sağlanmasında üzerinde durulması gereken en etkili araçtır.

Liderlerin her şeyden önce birer iletişimci olması, etkili iletişim becerilerine sahip olmaları gerekmektedir. Lider ile çalışanlar arasındaki iletişimin güçlü olması, kurumsal iletişimin de güçlü olacagı sonucunu beraberinde getirir. Liderler, kurumda önemli görevlere sahiptirler. Liderler, kurum çalışanları ve dış çevre için önemli hedefler saptarlar. Saptanan bu hedeflere ulasmak için ise iletişime ihtiyaç vardır. Belirttigimiz kurumsal bütünlesmenin sağlanmasındaki en önemli görevlerden biri lidere düsmektedir. Lider ise bu bütünlesmeyi gerçeklestirirken bünyesinde var olan etkili iletişim becerileriyle insanları pesinden sürükler. Liderlerin önemli özellikleri arasında takım ruhu oluşturma ve çalışanları belirlenen amaçlara motive etmek yer almaktadır. Bu durum da ancak iletişim sayesinde gerçeklestirilebilir.